La data del Seminar di Aikido che mette d'accordo tutti

Negli ultimi 20 anni mi sono trovato, in media, dalle 2 alle 8 volte all'anno nella frizzante situazione di dover organizzare un evento Aikidoistico, spesso di carattere domestico, oppure regionale, talvolta di caratura nazionale... ma non sono mancati anche quelli di tipo internazionale.

C'è un vero e proprio allenamento che si compie a forza di organizzare eventi di questo tipo, destinati a tipologie differenti di utenza (gli Aikidoka in basso a destra, i Docenti, persone che arrivano da mezzo mondo)... e, volenti o nolenti, qualcosa si impara!

É molto cambiato il clima rispetto quando ho iniziato a praticare io: momento nel quale si seguiva un'unica corrente di Aikido, che organizzava le sue cose, quando, dove e come desiderava lei... quasi sempre fregandosene di ciò che le accadeva intorno.

Stiamo comprendendo - finalmente - anche a livello collettivo, che siamo parte di un tutto sistemico... che meglio si integra fra le sue diverse parti, meglio stanno tutti.

Aikime nasce tanto tempo fa anche con il progetto lungimirante di far conoscere a tutta la "Società dell'Aikido" i vari eventi che accadono sul territorio: non voleva essere solo un auspicio ed incoraggiamento alla "bio-diversità", ma anche un'occasione per far si che le varie correnti potessero più facilmente tenere conto le une delle altre.

Questa cosa NON è accaduta poi così tanto, purtroppo... ed infatti già da anni Aikime ha mollato la fune, poiché ho ritenuto che fossero energia ed impegno un po' inutilmente sprecati, fra l'altro per coloro che non comprendevano nemmeno il valore e la lungimiranza di questo tentativo.

Non è finita li, però (purtroppo per me!): negli anni seguenti questo "servizio" offerto alla community, mi sono trovato io stesso nella posizione di organizzare eventi dei generi più disparati (invitare il "maestrone" di turno, pubblicizzare Seminar co-condotti, ideare nuovi format, come l'Aikido Workshop... nomenclatura della quale si fa un vasto utilizzo, ed anche abuso).

Ed i problemi che ho incontrato erano sempre dello stesso tipo:

- trovare le date migliori

- cercare la location migliore

- costruire i servizi migliori da offrire ai partecipanti (accompagnamenti, pranzi, cene, pernottamenti...)

- preventivare una quota di partecipazione che riuscisse a coprire le spese vive

Questo lungo training mi ha permesso di comprendere dal di dentro quali siano le variabili più importanti delle quali tenere conto, appunto nell'organizzazione degli eventi.

Partiamo dal presupposto che la DATA migliore per organizzare un Seminar di Aikido è quella nella quale le persone DESIDERANO partecipare all'evento stesso, e quindi sono disposte a fare di tutto per esserci... compreso lo sbattimento di anticipare o rimandare impegni di tipo personale pur di essere presenti.

Al di fuori di questo, la DATA che mette d'accordo TUTTI gli eventuali partecipanti semplicemente NON esiste!

E non appena il numero di questi partecipanti cresce, crescono esponenzialmente anche i giudizi di chi avrebbe fatto diversamente, in un'altra data, un'altra location, con servizi differenti e quote differenti. Quindi se uno attende che la proposta piaccia a tutti, semplicemente sarà destinato a non organizzare mai nulla.

Dobbiamo tenere presente che il numero di variabili è molto alto, ma anche quello dei vincoli ai quali siamo assoggettati...

- ad esempio, se si invita un Sensei di alto rango, egli ci offrirà magari un paio di disponibilità di calendario, nelle quali è libero di esserci

- esistono però anche vincoli legati alle festività del calendario normale (uno stage il 25/12 non troverebbe il plauso di tutti, ad esempio)

- esistono i calendari di impegno delle location (un Dojo, un palazzetto dello sport, una struttura federale...)

E per ora abbiamo SOLO fatto caso ad elementi che NON ritenevano più di tanto conto del favore degli eventuali partecipanti; questi ultimi - oltre ad avere una loro vita privata - spesso frequentano corsi di Aikido che hanno già i "loro" momenti di raduno ciclici... quindi, più è eterogenea la platea auspicabilmente presente, più è come provare ad incrociare i Google Calendar di TUTTI gli Enti che fanno Aikido in Europa, e magari anche quelli di altre discipline (perché ci sarà sicuramente qualche praticante di Shodo, Kendo, MGA, Iaido, scopone scientifico a mandorla che ti dirà "Ma io proprio quel week end ho il Seminario annuale, internazionale, interplanetario con il mio Guru!").

Capite bene che una DATA giusta per tutti NON esiste, e ad un certo punto è necessario sviluppare il super potere di dire "Ed allora fottiti!" a quelli che fanno le uscite come sopra. E non sia preso come segno di menefreghismo o maleducazione: è un mero atto di SOPRAVVIVENZA!

Le persone che non sono mai state da "questa parte del bancone" non hanno spesso la benché minima idea dell'impegno che richiede provare a lavorare per il vantaggio della maggior parte delle persone, specialmente quando si trovano dalla parte della minoranza di esse... quelle cioè alle quali la proposta non va a genio per i più disparati motivi.

Sfortunatamente, non siamo ancora tutti sempre così maturi - sempre collettivamente parlando - da saper fare un passo indietro dalle nostre esigenze personali, se ciò può mostrarsi utile al movimento del quale anche noi facciamo parte.

Ci sono però anche alcuni elementi che AGEVOLANO l'organizzazione di eventi che possono interessare un certo numero di persone (la mia esperienza va dalle 30 alle 130 persone sullo stesso tatami). Ecco a voi un elenco di 7 preziosi consigli, ricavati direttamente dalla mia esperienza...

1) COLLABORAZIONE

Il primo di essi è la COLLABORAZIONE con chi è in grado di dare supporto vivo all'evento che abbiamo intenzione di realizzare: è necessario CONFRONTARSI calendario alla mano, ad esempio, con allievi e/o Insegnanti che vorrebbero partecipare e che magari hanno anche piacere di poter includere alcuni dei loro stessi allievi fra i partecipanti.

Si tratta quindi di un processo di convergenza di questo tipo:

1 - proposta

2 - feedback

3 - contro-proposta, se la 1 avesse criticità o potesse essere migliorabile

4 - feedback

5 - contro-contro-proposta, se la 3 avesse criticità o potesse essere ulteriormente migliorabile

6 - feedback

... e così via, almeno fino a quando si vede che le cose si stabilizzano e tutte le variabili principali sono state conosciute per tutti.

In questo modo - molto più lungo ed energeticamente dispendioso di calare dall'alto una data e stop - le persone iniziano a sentirsi considerate, e parte viva di ciò che si vuole organizzare.

2) EVENTI RICORRENTI

Il secondo elemento è cercare i creare delle abitudini ricorrenti, ad esempio organizzare il Seminar più o meno sempre nello stesso periodo dell'anno (ad esempio sono circa 15 anni che organizziamo il Seminar con il mio Maestro SEMPRE nel primo week end di marzo, indovinate un po' quando sarà quest'anno?)...

In questo modo chi fosse interessato a partecipare può segnarsi con largo anticipo sul proprio calendario l'evento, ed evitare di prendere altri impegni concomitanti.

3) PROGRAMMAZIONE A LUNGO TERMINE

Il terzo elemento, ove il secondo non fosse così facile da realizzare, è la programmazione a lungo corso... ovvero con MESI di anticipo (diciamo da 3 a 6, almeno). Impossibile per chiunque in questa società partecipare ad un evento organizzato questa settimana per la prossima, a meno che non dispiaccia poi ritrovarsi in 3 all'evento .

Io stesso pianifico con largo anticipo non solo gli eventi che organizzo, ma anche quelli ai quali partecipo, sia come docente, sia come discente: quindi c'è gente che mi invita ad insegnare o mi inviata a partecipare come semplice praticante agli eventi che organizza che si sente dire dei sonori "NO, grazie" perché mi avvisa troppo TARDI.

Addirittura venirmi a trovare in Dojo deve essere pianificato almeno con qualche settimana di preavviso, altrimenti uno attraversa l'Italia per praticare con me, e rischia di NON trovarmi!

La pianificazione è estremamente IMPORTANTE, quindi.

4) EVITARE CONCOMITANZE

Il quarto elemento è una mera questione di intelligenza e di buon senso: cercare il più possibile di evitare CONCOMITANZE con eventi già esistenti e fruibili dalla stessa utenza che potrebbe essere interessata al nostro. Dobbiamo iniziare a dare in Aikido la stessa attenzione che ci piacerebbe ricevere dagli altri!

Sicuro che se organizzo un week end di pratica a Torino NON dovrò essere così preoccupato di cosa accade a Canicattì... però sarebbe bene - ad esempio - che gli stage tenuti da alti gradi NON si concentrassero nella stessa data e nella stessa città (fidatevi, è capitato e continua a capitare in continuazione). In questo senso, non dobbiamo ritenerci responsabili dei casini che fanno gli altri, ma invece più che responsabili dei casini che combiniamo noi, anche involontariamente.

Un tempo il nostro piccolo mondo era famoso per la creazione quasi maniacale di concomitanze negli eventi, che impedissero alle persone di andare dove desideravano (perché "obbligate" a partecipare ad un proprio evento, quindi impossibilitati a frequentarne un'altro, magari considerato più interessante ancora)...ma oggi chi ragiona ancora così - per fortuna - si sta (auto)estinguendo!

5) DETERMINAZIONE FLUIDA

Il quinto elemento è da comprendere bene: quando si vuole organizzare un Koshukai si parte di solito con uno spirito molto DETERMINATO; inevitabilmente però si incontrano ostacoli su ostacoli mentre il processo di realizzazione viene alla luce; la location è libera solo un giorno, ma a noi ne servivano due... il traduttore che avevamo sempre ingaggiato a sto giro non è disponibile, il grafico sbaglia le info sulla locandina, il giorno prima del seminar arriva una tormenta di neve...

Credete: negli anni ho visto dal vivo sia ciascuna di queste cose, che altre, persino peggiori!

In questi casi è necessario ricordare uno dei principi della disciplina, che è appunto la rilassatezza e la non resistenza: inutile sfasciarsi il cranio contro ciò che non possiamo cambiare... molto utile invece risulta l'essere capaci di apportare i cambiamenti necessari - anche all'ultimo minuto - che ci consentano di portare a casa l'evento al quale teniamo.

Si tratta quindi di mantenersi in uno stato di "determinazione fluida", che ci consente di aggirare gli ostacoli che ci si presentano dinnanzi, e procedere verso il nostro obiettivo, con fiducia e focalizzazione.

6) INCLUDERE & DELEGARE

Il processo di organizzazione di un evento Aikidoistico di successo NON può reggersi sulle capacità di una sola persona: è necessario INCLUDERE persone fidate in un determinato ambito (dal tenere la cassa all'occuparsi della pulizia del tatami o dei bagni...) alle quale DELEGARE almeno parte del peso che grava sulle nostre spalle. Un evento ben riuscito implica sempre una qualche forma di "gioco di squadra".

Risulta saggio offrire forme di incentivo ai nostri collaboratori (ad esempio il pagamento di una quota ridotta sul Seminar, o qualche altra agevolazione a fronte del loro supporto pratico e logistico), così che per loro risulti una forma di "scambio" che si offre e non come una mera imposizione del Sensei di turno che ingerisce sui propri allievi.

7) FEEDBACK DELL'ESPERIENZA

Che vada come vada, lanciatevi nell'organizzazione di ciò che considerate sia importante, senza aspettare di essere "perfetti" per farlo, o senza attendere che ci siano le "condizioni ideali"... perché queste 2 condizioni non si verificheranno semplicemente MAI!

Dopodiché, che si sia trattato di un autentico successo, un qualcosa di medio, o un disastro completo... prendetevi del tempo per fare un feedback (insieme ai vostri collaboratori più stretti) di cosa è accaduto, individuando sia i punti di forza, che di debolezza dell'organizzazione. Segnatevi tutto nero su bianco, così da massimizzare gli insegnamenti che potrete trarre da questa esperienza, sia a livello individuale, che collettivo.

L'evento successivo nascerà sulle ceneri dei fallimenti di quello precedente e spinto dai punti di forza di quest'ultimo: è il principio di kaizen, che dovremmo utilizzare in continuazione in Aikido.

In conclusione, non c'è nulla come la pratica per comprendere e migliorare: ciò vale la stessa cosa anche con l'organizzazione degli eventi per l'Aikido!

A livello personale, mi sono fatto una discreta gavetta sull'argomento... tanto che progetto in futuro di allentare o di smettere del tutto di organizzare cose, visto che ora iniziano a venirmi come piacciono a me.

É bene lasciare spazio alle nuove leve, che posseggono energie fresche e che necessitano di fare le loro esperienze sul campo... mentre mi dedicherò a qualcosa di più congeniale a ciò che ora per me l'Aikido rappresenta.

Una cosa è certa: l'organizzazione di eventi - per quanto attività abbastanza sfiancante, sia fisicamente, che psichicamente ed emotivamente - è un processo che assicura una massiccia dose di crescita a tutti coloro che vi si ingaggiano... quindi in questo senso, sotto ad organizzare!

Non appena sarò più libero... magari ci si vedrà a cosa organizzerete VOI!!!

Marco Rubatto